A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é cheia de mistérios e diariamente é motivo de preocupações e dúvidas na cabeça dos contadores e leigos. Alguns por conta de sua complexidade e exaustivas informações e outros por não entender o significado de tantas coisas, como por exemplo aquele número gigante (chave de acesso possui 44 caracteres) ou o motivo de receber arquivos por e-mail e mais um papel junto com a compra.
Para desmistificar o tema, trazemos para você 10 questões referentes à NF-e.
Confira:
1. Como surgiu o projeto da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)?
As primeiras Notas Fiscais Eletrônicas (NF-es) foram emitidas em setembro de 2006, deixando de ser um projeto-piloto, e se tornaram obrigatórias a partir de abril de 2007 em alguns setores. Para todos os demais contribuintes do ICMS, a obrigatoriedade teve início em dezembro de 2010.
Ela integra o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), que faz parte do Programa de Aceleração do Crescimento (PAC) do Governo Federal.
Quer saber mais sobre o SPED? Acesse o artigo Dicas para atender à legislação tributária
2. O objetivo do projeto da nota fiscal eletrônica
O objetivo da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é utilizar um único modelo nacional de documento fiscal eletrônico em operações de circulação de mercadorias ou prestação de serviços, substituindo as antigas feitas em papel nos modelos 1 e 1A. E isso engloba o SPED, citado no tópico anterior.
Ela não substitui outros modelos de documentos fiscais como, por exemplo, a Nota Fiscal ao Consumidor (modelo 2) ou Cupom Fiscal. Para esses casos foi criado o SAT.
3. Os benefícios trazidos pelo uso da nota fiscal eletrônica
Como a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é automaticamente reconhecida pelo sistema da Secretaria de Fazenda (SEFAZ), tem como um dos principais benefícios a redução de custo e tempo nos trabalhos de fiscalização por parte da Receita Federal, por meio da extensão XML (o que lembra o artigo citado no primeiro tópico).
E, por ser digital, ela pode ser enviada pelo fornecedor ou prestador de serviços por e-mail, não dependendo do uso de papel. Quem emite também não precisa guardar uma via física. Ou seja, o meio ambiente é preservado.
Só é impresso o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), que você verá a seguir.
Para os contabilistas, abre oportunidades de serviços e consultorias e facilita o trabalho de Escrituração Fiscal e contábil.
4. A função do papel: ele não é a nota fiscal em si
Aquilo que geralmente recebemos com as mercadorias, em papel, é o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE). Nele é possível encontrar a chave de acesso (44 números) para se ter acesso às informações da NF-e.
É utilizado para acompanhar a mercadoria em trânsito, para efeito de fiscalização. Só é válida após o agente fiscalizador consultar a chave de acesso.
Já para as empresas, o que importa é um arquivo de extensão XML, geralmente enviada pelo fornecedor via e-mail. Mas, quem utiliza o TRIBUTUM não precisa ter esse tipo de preocupação.
5. O que significa XML?
O XML é o arquivo que guarda todas as informações referentes à Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Ou seja, é a nota em si.
Por ele, a Receita Federal tem acesso ao conteúdo e pode detectar qualquer irregularidade, intensificado a fiscalização.
Mesmo que não seja de seu conhecimento uma NF-e emitida contra seu CNPJ, é você quem paga a multa por não declarar.
E é para isso que existem sistemas de automação e gerenciamento de XMLse e outros documentos fiscais.
6. Por quanto tempo notas fiscais devem ser guardadas?
É recomendável que se guarde por quatro anos mais o ano vigente, ou seja, cinco anos. Se você já for cliente TRIBUTUM, fique tranquilo, estará tudo armazenado seguramente ‘na nuvem’ (cloud computing) pelo período que valer o contrato.
7. Quem não precisa emitir a Nota Fiscal Eletrônica?
De acordo com a Portaria CAT 162/2008, na legislação do Estado de São Paulo, há situações em que o contribuinte fica dispensado da emissão de NF-e.
Por exemplo: em uma venda fora do estabelecimento, desde que sejam expedidas as NF-es na remessa e no retorno.
Nestes casos, podem ser emitidas notas de papel modelo 1 ou 1A com o preenchimento, por parte do contribuinte, no Informações Complementares com a descrição “Dispensado de emissão de NF-e – PCAT 162/2008 – artigo 7º – Hipótese ‘__’” (descrever a hipótese).
8. Quais são prazos e as condições para cancelamento de notas fiscais eletrônicas?
Uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) pode ser cancelada em até 24 horas após sua emissão. Entre esse período e 31 dias é possível por intermédio do software emissor, contudo gera multa da Receita Federal.
Mas, para ser cancelada, o produto não pode ter circulado e ainda depende de análise e validação por parte da Receita Federal.
9. O que fazer se o produto já tiver circulado?
Neste caso, o ideal é que o destinatário emita uma nota de devolução ou o remetente emita uma nova de entrada.
Em hipótese alguma é recomendável que Notas Fiscais Eletrônicas (NF-es) sejam alteradas ou canceladas.
10. Como lidar com erros na emissão?
Está prevista na legislação a possibilidade de emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) complementar nos seguintes casos:
I – no reajustamento de preço em razão de contrato escrito ou de qualquer outra circunstância que implique aumento no valor original da operação ou prestação;
II – na exportação, se o valor resultante do contrato de câmbio acarretar acréscimo ao valor da operação constante na Nota Fiscal;
III – na regularização em virtude de diferença no preço, em operação ou prestação, ou na quantidade de mercadoria, quando efetuada no período de apuração do imposto em que tiver sido emitido o documento fiscal original;
IV – para lançamento do imposto, não efetuado em época própria, em virtude de erro de cálculo ou de classificação fiscal, ou outro, quando a regularização ocorrer no período de apuração do imposto em que tiver sido emitido o documento fiscal original;
V – na data do encerramento das atividades do estabelecimento, relativamente à mercadoria existente como estoque final;
VI – em caso de diferença apurada no estoque de selos especiais de controle fornecidos ao usuário pelas repartições do fisco federal ou estadual para aplicação em seus produtos, desde que a emissão seja efetuada antes de qualquer procedimento do fisco.
Em alguns Estados há a Carta de Correção e é necessário consultar a Secretaria de Fazenda (SEFAZ) para verificar a disponibilidade e procedimentos.
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